BAU-REIN digitalisiert Zeiterfassung, Planung und Kommunikation

BAU-REIN digitalisiert zentrale Prozesse wie Zeiterfassung, Personalplanung und Kommunikation mit CleanManager und spart dadurch Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Übersicht im gesamten Unternehmen.

Bei über 450 Mitarbeitenden und mehreren Gesellschaften ist eine funktionierende Organisation entscheidend. Die Einführung digitaler Prozesse hat den Arbeitsalltag der Firmengruppe spürbar verändert von manueller Planung hin zu einer zentral gesteuerten, flexiblen Lösung.

Im Gespräch mit Geschäftsführer Heiko Middelhuß, Betriebsleiter Jens Lada und Objektleiter Michael Teepe wird deutlich, wie stark sich der Arbeitsalltag durch die Einführung von CleanManager positiv verändert hat.

Das Wichtigste in Kürze

• BAU-REIN ersetzt Papier und Tabel durch die zentrale digitale Lösung CleanManager
• Weniger Rückfragen durch zentrale Verfügbarkeit von Informationen in CleanManager
• Spürbare Zeitersparnis für Objektleiter und Führungskräfte dank CleanManager

Klare Strukturen als Grundlage für gute Entscheidungen

Für Geschäftsführer Heiko Middelhuß beginnt gute Organisation mit klaren Zuständigkeiten. In der BAU-REIN Firmengruppe laufen viele Entscheidungen über mehrere Gesellschaften und Führungsebenen hinweg. Damit Prozesse in einer solchen Struktur funktionieren, braucht es aus seiner Sicht eindeutige Verantwortlichkeiten: „Wenn die Führung nicht klar und eindeutig geklärt ist, gibt es unklare Prozesse.“

Gerade deshalb sieht Middelhuß in der Digitalisierung eine wichtige Unterstützung für die tägliche Arbeit. Sie hilft dabei, Abläufe zu vereinfachen, Informationen schneller verfügbar zu machen und Entscheidungen besser vorzubereiten.

Von Papier und Tabellen zur digitalen Planung

Vor der Einführung der digitalen Lösung waren viele Prozesse bei BAU-REIN stark manuell geprägt. Urlaubsanträge liefen über Papier, Planungen wurden in Excel gepflegt und kurzfristige Änderungen mussten telefonisch abgestimmt werden.

Betriebsleiter Jens Lada beschreibt die frühere Situation so:

„Wir haben uns einmal die Woche zusammengesetzt in großer Runde an einem großen Tisch und haben dort die Personalplanung gemacht. Auf einem großen Stück Papier. Das war früher unsere Art zu planen. Excel-Tabellen waren hilfreich. Ja, und dann halt das Telefon.“

Vor allem bei Krankmeldungen oder spontanen Vertretungen bedeutete das einen hohen Aufwand. Bestehende Planungen mussten immer wieder angepasst werden, oft unter Zeitdruck.

Der erste Schritt zur Digitalisierung, und was daraus gelernt wurde

Dass BAU-REIN sich schon früh mit digitaler Zeiterfassung beschäftigt hat, zeigt ein erster Versuch aus den Jahren 2017 und 2018. Damals testete die Firmengruppe eine Lösung auf Basis von QR-Codes und GPS-Daten. In der Praxis erwies sich dieses System jedoch als unzuverlässig, besonders innerhalb von Gebäuden.

Heiko Middelhuß erinnert sich: „Das Problem war nur, dass die GPS-Daten, wenn man im Gebäude drinne ist, grundsätzlich eine relativ hohe Abweichung haben.“

Die Folge war, dass Mitarbeitende trotz Anwesenheit im Objekt nicht korrekt erfasst wurden. Für die Verantwortlichen bedeutete das zusätzliche Kontrolle und mehr Nacharbeit statt echter Entlastung. Middelhuß zieht deshalb ein klares Fazit: „Also lange Rede, kurzer Sinn, es war mehr Arbeit als wir vorher hatten.“

Digitale Prozesse machen den Alltag schneller und übersichtlicher

Mit CleanManager änderte sich das. Die BAU-REIN Firmengruppe nutzt die Lösung heute für Zeiterfassung, Personalplanung, Materialbestellung, Qualitätskontrollen und Schulungen.

Für Heiko Middelhuß ist besonders wichtig, dass die digitale Lösung nicht nur einzelne Aufgaben ersetzt, sondern die tägliche Organisation insgesamt verbessert. Ein Beispiel dafür ist die Urlaubsplanung. Was früher mehrere manuelle Schritte erforderte, läuft heute direkt über die App. Mitarbeitende senden ihre Anfrage digital, und die zuständige Führungskraft kann schnell reagieren.

Gleichzeitig sorgt die Lösung für mehr Übersicht in der Planung und reduziert das Risiko, dass Informationen verloren gehen. Middelhuß beschreibt den Nutzen so:

„Darüber lässt sich vieles einfacher planen und es ist auch übersichtlicher in der Planung. Es geht weniger was verloren, man kann weniger was vergessen.“

Neben Planung und Zeiterfassung spielen auch Qualitätskontrollen eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag. Wie digitale Qualitätskontrollen in der Praxis funktionieren, zeigt auch unser Beitrag „Sauberkeit ohne Worte: Digitale Qualitätskontrollen bei BOGDOL“.

Zeiterfassung und Planung mit mehr Überblick

Auch Jens Lada betont, wie wichtig die gewonnene Transparenz für seine Arbeit als Betriebsleiter ist. Für ihn ist nicht nur entscheidend, ob die Zeiterfassung digital erfolgt, sondern dass er jederzeit sehen kann, was in den Objekten passiert:

„Es ist sehr nützlich, wenn ich sehe zeitnah, wie sind die Stundeneinsätze in einem bestimmten Objekt, gerade jetzt, in diesem Moment.“

Diese Form der Übersicht ist auch für die Personalplanung entscheidend. Vor allem bei kurzfristigen Änderungen schafft die digitale Lösung mehr Flexibilität. Lada bringt das sehr präzise auf den Punkt:

„Man ist nicht mehr gebunden ans Büro, sondern man kann es überall machen. Es ist übersichtlich, es ist digital und es ist auch innovativ, ein Stück weit, wenn wir von Digitalisierung sprechen.“

Gerade in einer Branche, in der sich Einsatzpläne kurzfristig ändern können, ist diese Mobilität ein echter Vorteil.

So verändert CleanManager Ihren Arbeitsalltag

Weniger Rückfragen, einfachere Abläufe

Neben Planung und Zeiterfassung hat sich auch die Kommunikation im Alltag verändert. Wo früher häufig Rückfragen zu Reinigungs- und Wochenplänen entstanden, sind die Informationen heute zentral verfügbar.

Für Michael Teepe zeigt sich der Nutzen vor allem darin, dass Aufgaben leichter zugänglich und schneller vorbereitet sind. Entsprechend direkt fällt seine Einschätzung aus:

„Der Alltag wird natürlich vereinfacht durch die Digitalisierung, weil alles leichter zugänglich ist.“

Und auch bei der konkreten Arbeit im Objekt sieht er eine klare Zeitersparnis:

„Im Vergleich zu früher hat CleanManager uns natürlich deutlich Zeit gespart als Objektleiter, da die Planung einfach viel einfacher ist.“

Schulungen digital umzusetzen spart Aufwand

Ein besonders starker Effekt zeigt sich bei den Mitarbeiterschulungen. BAU-REIN nutzt CleanManager inzwischen auch dafür, wiederkehrende Schulungen direkt auf das Smartphone der Mitarbeitenden zu spielen und automatisch zu dokumentieren.

Für Heiko Middelhuß war das ein echter Wendepunkt: „Wir haben innerhalb von zwei Tagen 95 % aller Mitarbeiter in allen Firmen, also in allen Firmen der Firmengruppe, komplett geschult. Das hatten wir in 35 Jahren vorher nie.“ Gerade in einer Firmengruppe mit vielen Mitarbeitenden und mehreren Gesellschaften zeigt sich hier, wie stark digitale Prozesse den organisatorischen Aufwand reduzieren können.

Support und Einführung als wichtiger Teil des Erfolgs

Dass die Einführung gelungen ist, lag aus Sicht der Beteiligten nicht nur an der Software selbst, sondern auch an der Begleitung im Rollout. Michael Teepe hebt besonders hervor, wie wichtig Schulungen und Betreuung in der Anfangsphase waren: „Bei der Einführung von CleanManager hat uns besonders positiv der Support und die Betreuung durch CleanManager überrascht. Sie war stets gegeben.“

Auch Jens Lada beschreibt das Onboarding als hilfreich, gerade weil in der Startphase viele Fragen geklärt und Einstellungen direkt angepasst werden konnten.

Fazit

Die BAU-REIN Firmengruppe zeigt, wie Digitalisierung in der Gebäudereinigung konkret Mehrwert schaffen kann, wenn sie nah am Alltag der Führungskräfte, Objektleiter und Mitarbeitenden umgesetzt wird. Die Einführung hat nicht nur die Zeiterfassung modernisiert, sondern auch Planung, Kommunikation, Schulungen und Qualitätsarbeit spürbar verbessert.

Für Heiko Middelhuß ist die Bewertung deshalb eindeutig: „CleanManager ist für mich die Perfektion in der Organisation der Gebäudereinigung.“

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